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Négociateur immobilier : comment organiser sa comptabilité ?

Entreprendre suppose de prendre en charge, soi-même, l’ensemble des missions comptables et fiscales. Cette surcharge de travail peut faire peur aux entrepreneurs qui ne sont pas familiers des concepts comptables. Vous êtes négociateur immobilier et recherchez des outils pour organiser de manière optimale votre comptabilité ? Notre article vous explique les tenants et les aboutissants de cette mission cruciale.

Comptabilité : les obligations légales

La réalisation d’une comptabilité doit répondre aux critères de transparence, de sincérité et de régularité. Les exigences demeurent, toutefois, différentes entre les sociétés et la micro-entreprise.

Le cas général pour les petites entreprises

Les SARL, SAS et EURL doivent produire un certain nombre de documents comptables :

  • Le Compte de Résultat ;
  • Le Bilan ;
  • L’inventaire des stocks ;
  • Le Journal comptable.

Ces statuts juridiques d’entreprise peuvent avoir des obligations supplémentaires (recours à un commissaire aux comptes, etc…). Toutefois, il est rare que les négociateurs immobiliers atteignent les seuils de chiffre d’affaires déclenchant ces obligations légales.

Le cas particulier des micro-entreprises

Le statut de micro-entreprise est, par définition, un régime simplifié pour les entrepreneurs. Toutefois, il est obligatoire de produire des comptes annuels pour l’activité de l’entreprise. De manière concrète, un micro-entrepreneur doit :

  • Tenir un document listant les produits en lien avec son activité. Les services de l’État doivent pouvoir, en cas de contrôle, identifier les sources de recettes, les clients, leurs modes de paiement et la date de réalisation.
  • Facturer systématiquement chaque prestation. Un micro-entrepreneur n’est pas obligé d’avoir un compte bancaire dédié à son activité. Toutefois, toutes ses missions doivent faire l’objet d’une facturation précise.

 

Organiser efficacement sa comptabilité

La gestion de la comptabilité d’une entreprise regroupe plusieurs missions qu’il convient d’appréhender au mieux. Tour d’horizon des principaux points à suivre pour organiser efficacement sa comptabilité.

Archiver ses documents commerciaux et comptables

La première des règles, pour gérer au mieux sa comptabilité, réside dans la rigueur de son traitement documentaire. Au-delà de la simple conservation des documents, il est important de réaliser des copies des documents pour les stocker à différents endroits. Certains fichiers peuvent être, annuellement, enregistrés sur un disque dur externe pour maximiser la sécurité du stockage.

Il convient de souligner que l’article 1379 du Code Civil énonce, depuis 2016, une équivalence totale entre un document papier et sa copie numérique. Ainsi, il est parfaitement possible d’engager une démarche de dématérialisation des documents comptables de son activité afin d’en faciliter le traitement, le stockage et la conservation.

Le choix des espaces de stockage ont leur importance dans la mesure où ils doivent garantir la pleine sécurité des documents. En effet, l’effacement de documents numériques peut avoir des répercussions négatives extrêmement préjudiciables pour l’activité. Il est important, également, de définir les droits d’accès pour chaque dossier. Le plus sûr étant de limiter l’accès aux documents comptables au dirigeant d’entreprise uniquement.

Suivre la TVA

Certains négociateurs immobiliers sont assujettis à la TVA. À ce titre, ils doivent réaliser une déclaration mensuelle de TVA auprès des services fiscaux de l’État. Les négociateurs immobiliers concernés doivent donc maîtriser les notions suivantes :

  • La TVA collectée. Il s’agit des montants de TVA qu’un professionnel facture à ses clients. La TVA collectée apparaît donc sur les factures de vente.
  • La TVA déductible. Il va s’agir des montants de TVA qu’un négociateur immobilier paie sur ses achats. Cette TVA peut apparaître sur des factures d’abonnement, de consommations énergétiques, d’achat de matériels, etc…
  • Le crédit de TVA ou la TVA à décaisser. À l’issue de chaque mois, un professionnel doit déclarer les montants de TVA collectée et de TVA déductible. La TVA déductible vient diminuer la TVA collectée. En temps normal, un professionnel a davantage de TVA collectée que de TVA déductible. La soustraction des deux le conduira à reverser un certain montant de TVA à l’État (la TVA à décaisser). Dans le cas contraire où les achats sont plus importants que les ventes, un professionnel peut avoir un crédit de TVA.

Ainsi, pour faciliter la réalisation des déclarations mensuelles de TVA, il est possible de concevoir un document centralisant les factures entrantes et sortantes sur un mois donné. Il convient de préciser que l’administration fiscale contrôle étroitement les déclarations de TVA pour éviter les escroqueries ou tentatives d’escroqueries.

Choisir un logiciel de comptabilité adapté

L’adoption d’un logiciel de comptabilité est particulièrement utile pour gagner du temps dans la réalisation de ses documents comptables. Toutefois, en premier lieu, il est indispensable de comparer attentivement les différentes solutions sur le marché. En effet, le choix d’un logiciel comptable est loin d’être anodin dans la mesure où son utilisation va se poursuivre sur une durée potentiellement longue.

L’enregistrement comptable se fait sur plusieurs années, en récupérant des données des exercices comptables précédents. Pour cette raison, il est déconseillé de changer de logiciels comptables en cours d’activité.

Avant d’utiliser le logiciel de comptabilité choisi, il est important de suivre des formations sur le traitement comptable. Sans entrer dans les moindres détails, un entrepreneur peut s’exercer à l’enregistrement comptable. Cet enseignement porte sur les notions de débit et de crédit, la connaissance des intitulés du Plan Comptable Général et la compréhension des principaux documents comptables.

Faire ses déclarations en ligne

Il convient, en dernier point, de noter que le site impots.gouv.fr permet de réaliser toutes les déclarations sociales, fiscales et comptables directement en ligne. Un entrepreneur doit donc apprendre à utiliser toutes les fonctionnalités de ce site officiel pour gagner un temps précieux.

Simplifier sa comptabilité avec le portage salarial

La comptabilité vous semble complexe et/ou chronophage pour votre activité ? De plus en plus de négociateurs immobiliers travaillent avec des sociétés de portage pour se décharger de cette mission.

Les sociétés de portage établissent, en leur nom, les factures du négociateur immobilier. Ainsi, ce dernier se décharge des missions en lien avec la production des documents comptables, les déclarations de TVA ou les différentes tâches fiscales (CFE, cotisations sociales…).

Vous avez des questions sur les contrats de portage salarial ? Prenez contact avec la société FCI Immobilier pour obtenir toutes les informations souhaitées.


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